Boekhouder of accountant: wanneer relevant?

De administratie is voor menig ondernemer een struikelblok. Te weinig kennis of tijd: er is altijd wel een reden te vinden om het bijwerken van de boekhouding uit te stellen. Toch is het opstellen van een overzichtelijke administratie verplichte kost en zul je de afweging moeten maken: doe ik dit zelf of besteed ik het uit aan een boekhouder of accountant? Nadat je je bij de start van je bedrijf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een btw-nummer hebt gekregen en een zakelijke bankrekening hebt geopend, kun je beginnen met het opzetten van een overzichtelijke zakelijke administratie.

Wat zijn de eisen aan een administratie?

Jouw bedrijfsadministratie moet wel aan een aantal eisen van de Belastingdienst voldoen. Zo is het verplicht om een aantal onderdelen bij te voegen en te bewaren:

• De urenregistratie
• Facturen
• Bankafschriften
• Reiskosten
• Rittenadministratie
• Overige (kassa)bonnen

Verder moet je je houden aan de bewaarplicht van zeven jaar. Dit geldt onder andere voor de volgende onderdelen:

• Het grootboek
• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De voorraadadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• Bankafschriften
• Agenda's en de loonadministratie

Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar.

Wat zijn de voordelen van uitbesteden?

Een van de belangrijkste voordelen van het uitbesteden van de administratie is dat het een hoop tijd scheelt. Tijd die je kunt besteden aan het daadwerkelijke ondernemen: het runnen van je bedrijf, het vinden van klanten, het maken van een marketingplan, het nadenken over nieuwe mogelijkheden en het realiseren van groei. Een ander voordeel is dat je je minder hoeft te verdiepen in allerlei fiscale zaken, waaronder:

• Het afschrijven van bedrijfsmiddelen
• De btw-aangifte
• Relevante aftrekposten
• De bijtelling van de bedrijfsauto

Voor onroerende zaken, zoals de huur van een bedrijfspand, geldt een bewaarplicht van tien jaar.

De belastingregels voor ondernemers verschillen in meerdere opzichten van de regels voor particulieren. Daar is de aangifte tegenwoordig vooraf al bijna volledig ingevuld. Bij bedrijven staan de jaarlijkse inkomsten vooraf niet vast, waardoor het totaalplaatje veel bewerkelijker is. Startende ondernemers krijgen daarnaast nog te maken met de zelfstandigen- en startersaftrek, MKB-winstvrijstelling en allerlei - steeds veranderende - fiscale regels.

Een accountant kent al deze regels als zijn broekzak; het is onderdeel van zijn werk om zijn kennis bij te houden. Als je een boekhouder inhuurt, profiteer je dus meestal maximaal van alle belastingvoordelen. En je kunt er van op aan dat alles goed is ingevuld, zodat je later geen naheffingen of boetes van de fiscus krijgt. De stelregel luidt dan ook niet voor niets: een goede boekhouder of accountant verdient zichzelf uiteindelijk terug. Ander voordeel: dit zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar, net als de btw.

Wat zijn de nadelen van uitbesteden?

Een boekhouder mag zichzelf dan normaal gesproken terugverdienen, het gaat je in het begin hoe dan ook geld kosten. Een financiële expert heeft gemiddeld een uurtarief van zo’n 60 à 70 euro per uur.

Wanneer je als eenmanszaak per kwartaal de btw-aangifte laat doen, en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting, inclusief jaarrekening, ben je dus al snel zo'n 600 tot 800 euro kwijt. En als je niet het hele jaar zelf alles netjes hebt bijgehouden (facturen, bonnetjes), valt de rekening nog hoger uit.

Kan ik de administratie ook deels zelf doen?

Om geld te besparen kun je ook ervoor kiezen om de administratie deels uit te besteden. Je kunt bijvoorbeeld de belastingaangifte door de accountant laten doen, maar de btw-aangifte zelf doen. Een zakelijke rekening openen is in dat geval geen overbodige luxe, omdat je daarmee jouw zakelijke bankgegevens gescheiden kunt houden van jouw privé-bankzaken.

Daarnaast kun je zelf diverse boekingen in een (online) boekhoudprogramma zetten: de facturen die je verstuurt, de ontvangen betalingen, de inkoopfacturen, de kosten die je maakt (zakelijke lunches, benzinebonnen).

Hoe meer je zelf vooraf doet, hoe minder de accountant hoeft te doen en hoe goedkoper de uiteindelijke rekening zal uitvallen.